"היה מדהים!", "אני כבר מחכה לאירוע הבא", "איזה כיף שבסוף הגעתי!" – אם גם אתם עומדים להפיק אירוע חברה וחולמים על תגובות בסגנון הזה מהעובדים שלכם, הגעתם למקום הנכון. בדקות הקרובות תגלו כיצד ניתן להפיק אירוע בלתי נשכח, נטול תקלות, וכזה שיגרום להערכה רבה כלפיכם. הנה חמישה טיפים להפקת אירועי חברה באופן מושלם! קראו ויישמו בפועל!
תכנון נבון שווה המון!
הפקת אירועי חברה היא אינה עניין של מה בכך. כאן זה לא סוף שבוע בצפון, שאם לא תכננתם אותו כראוי, תמיד תוכלו להתייעץ עם בעלי הצימר. זה אפילו לא קניית טלוויזיה לסלון, שבלי תכנון אולי תגלו ששילמתם קצת יותר מידי. אירוע חברה הוא כמעט כמו משימה צבאית. שלבים רבים, המון פרטים, ניואנסים בלי סוף ו-"מקומות" רבים בהם האירוע עלול "ליפול".
אז מה עושים? מתכננים! צאו לדרך במסע ההפקה מספיק זמן לפני שעת ה-ש', היעזרו בבעלי ניסיון, צברו מידע רלוונטי באמצעות אתרים מקצועיים העוסקים בתחום האירועים בכלל ואירועי החברה בפרט, הורידו אפליקציות נפוצות לתכנון אירועים וערכו לוחות זמנים מסודרים – הן לשלבי הפקת האירוע והן לאירוע עצמו. חשוב לחשוב בגדול, אבל לרדת לפרטים הקטנים ביותר.
בחירת מקום מארח ברמה גבוהה
בעוגה התקציבית לאירוע שלכם חשוב להשאיר נתח מהותי לאולם/גן האירועים. כי לא משנה כמה תשקיעו בתכנון, באוכל, במוסיקה ובשאר האלמנטים, אם האירוע יתקיים במקום שיגרום לאורחים שלכם לזוז בכיסאותיהם בחוסר נוחות, אתם בצרות. לא חסרים אולמות אירועים במרכז או בשאר חלקי הארץ ברמה גבוהה. בדקו אותם במו עיניכם והיו שלמים עם הבחירה שלכם!
אגב, חשוב לא פחות הוא עניין המרחק. אל תגרמו ליותר מדי אנשים לנסוע יותר מדי קילומטרים. לא תאמינו כמה זה מקטין את החשק להגיע, ואם כבר הגיעו, מגדיל את החשק לעזוב כדי לא לחזור בשעה מאוחרת.
לחשוב על "אורחי הקצה"
לכולנו נטייה טבעית לחשוב על הרוב. על אלו שאוכלים סטייקים, על אלו שרוקדים לצלילי עומר אדם ועל אלו שיורדים מהבית היישר לרכב שבבעלותם המחכה בחניה. אז זהו, שבהפקת אירועי חברה, חשוב לא להשאיר גם את יתר האורחים מאחור. זכרו את אחינו ואחיותינו הצמחוניים והטבעוניים, דאגו לסידור הסעות לאלו שאין רכב בבעלותם, ואל תקפחו את האנשים שרוקדים רק לצלילי שירי שנות ה-80'. באירוע חברה חושבים על כוווולם!
אירועי חברה שבאמת נהנים בהם
אומרים שאלוהים נמצא בפרטים הקטנים, וכמה שזה נכון כאשר מדברים על אירועי חברה. כדי לייחד את האירוע שלכם, מומלץ להוסיף לו משהו שבאמת ישאיר חותם ויקפיץ אותו לגבהים. זה יכול להיות סרטון ערוך ומשעשע של העובדים, הופעה של זמר, סטנדאפיסט או אמן חושים אהוב, אולי תחרות פרסים אישית או קבוצתית, וכמובן שי צנוע לכל מי שטרח להגיע. ובכלל, נסו לארגן פעילות שבה כולם באמת ייהנו, כזאת שגם תגרום לכמה שיותר לעובדים להגיע לאירוע שתארגנו.
האירוע תם, הזיכרונות נשארים
כמה נעים להיזכר בדברים הטובים של החיים. כדי שהחוויה המוצלחת מאירוע החברה שלכם לא תתפוגג במהירות הברק, חשוב לדאוג לתיעוד הרגעים הגדולים והקטנים ממהלך הערב. תמונות, וידאו, תאי צילום למיניהם ואיך אפשר בלי מגנטים? כל מה שימצא את דרכו למקרר הביתי או המשרדי יגרום לאנשים לזכור, ואתם תוכלו להתענג על שאריות האירוע הבלתי נשכח.
ואולי הכי חשוב – תנסו ליהנות גם מהדרך (ההפקה והתכנון) ולא רק מהיעד (האירוע). שכן לא צריך מחקר אמפירי כדי להבין: מי שלוקח את ההפקה ברצינות אך עם חיוך והנאה, סופו להפיק אירוע חברה מהנה ומוצלח במיוחד!
בהצלחה!
